Sai tone giọng content – Nguyên nhân và cách khắc phục để thương hiệu không mất điểm

Vậy sai tone là gì, vì sao thường xảy ra, và làm sao để khắc phục? Hãy cùng Chun Media phân tích chi tiết trong bài viết này.

1. Sai tone giọng content – “sai một ly, đi một dặm”

Trong marketing, tone of voice trong content được ví như cách thương hiệu trò chuyện trực tiếp với khách hàng. Khi giọng điệu không khớp với kỳ vọng của người đọc, thông điệp dễ bị chệch hướng. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến cảm xúc của khách hàng, mà còn làm giảm giá trị thương hiệu. Chính vì vậy, việc xây dựng giọng điệu nhất quán và phù hợp đóng vai trò cực kỳ quan trọng.

2. Tone of voice trong content là gì?

Để tránh sai lệch trong cách sử dụng, trước tiên cần hiểu rõ tone of voice trong content. Đây là cách thương hiệu truyền tải thông điệp, bao gồm ngôn ngữ, ngữ điệu và phong cách. Khác với brand voice (giọng thương hiệu) vốn ổn định theo thời gian, tone of voice có thể linh hoạt thay đổi tùy tình huống, kênh truyền thông và đối tượng khách hàng. Ví dụ, một thương hiệu ngân hàng cần sự trang trọng trong hợp đồng, nhưng có thể thân thiện hơn khi giao tiếp trên mạng xã hội.

3. Nguyên nhân khiến content sai tone giọng

Sai tone giọng content thường bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân khác nhau.

Đầu tiên, nhiều doanh nghiệp không xây dựng rõ chân dung khách hàng, dẫn đến việc chọn sai ngôn ngữ khi truyền tải.

Thứ hai, thiếu brand voice guideline khiến đội ngũ content viết theo cảm tính, không đồng nhất.

Ngoài ra, việc sao chép tone của thương hiệu khác hoặc không cập nhật xu hướng thị trường cũng dễ gây ra sai lệch.

Những nguyên nhân này nếu kéo dài sẽ làm mất đi tính chuyên nghiệp trong toàn bộ chiến dịch.

4. Tác hại của việc sai tone giọng content

Khi doanh nghiệp sử dụng sai tone, hệ lụy đầu tiên chính là mất niềm tin từ khách hàng. Một thông báo cần sự nghiêm túc mà lại viết với giọng đùa cợt có thể gây phản cảm.

Thứ hai, hiệu quả marketing bị giảm sút rõ rệt, từ tỷ lệ nhấp (CTR) cho đến tỷ lệ chuyển đổi. Quan trọng hơn, thương hiệu sẽ đánh mất sự nhất quán trong nhận diện, làm khách hàng khó nhớ hoặc khó định hình phong cách riêng.

Thực tế đã có trường hợp một thương hiệu F&B bị cộng đồng phản ứng mạnh vì sử dụng ngôn từ hài hước trong thời điểm dịch bệnh – một minh chứng rõ ràng cho tác hại của sai tone.

5. Brand voice vs Brand tone: Hiểu đúng để không nhầm lẫn

Một trong những nhầm lẫn phổ biến nhất là đồng nhất brand voice và brand tone.

Trên thực tế, brand voice là giọng nói cốt lõi, thể hiện cá tính thương hiệu (như chuyên nghiệp, sáng tạo, thân thiện) và ít thay đổi. Trong khi đó, brand tone lại là sắc thái được điều chỉnh tùy ngữ cảnh.

Ví dụ: một thương hiệu giáo dục luôn giữ brand voice nghiêm túc, nhưng khi giao tiếp với phụ huynh thì tone có thể ấm áp, còn với học sinh thì tone có thể gần gũi, trẻ trung hơn.

Hiểu đúng sự khác biệt này giúp thương hiệu tránh nhầm lẫn và sử dụng tone giọng hiệu quả hơn.

6. Cách xác định tone and mood cho content

Để không rơi vào tình trạng sai tone, doanh nghiệp cần một quy trình xác định tone rõ ràng.

Trước hết, cần nghiên cứu chân dung khách hàng: độ tuổi, nghề nghiệp, thói quen tiêu dùng. Sau đó, định vị cá tính thương hiệu dựa trên giá trị cốt lõi: nghiêm túc, sáng tạo hay trẻ trung.

Tiếp theo, lựa chọn tone phù hợp cho từng kênh truyền thông. Ví dụ, email chăm sóc khách hàng cần tone lịch sự, trong khi Facebook có thể sử dụng tone thân thiện.

Cuối cùng, cần kiểm tra sự nhất quán thông qua checklist hoặc guideline để đảm bảo tone không bị chệch hướng. Đây là bước quan trọng trong việc xác định tone and mood cho content.

7. 5 bước xây dựng giọng điệu content thương hiệu

Để xây dựng được một giọng điệu chuẩn, thương hiệu có thể áp dụng 5 bước cơ bản:

1. Nghiên cứu khách hàng và thị trường để xác định nhu cầu, thói quen giao tiếp.
2. Xác định ít nhất 3 thuộc tính cốt lõi của giọng thương hiệu, chẳng hạn “trẻ trung – năng động – sáng tạo”.
3. Soạn thảo brand voice guideline làm tài liệu chuẩn cho toàn bộ đội ngũ.
4. Đào tạo nhân sự content để áp dụng guideline một cách thống nhất.
5. Đo lường và tối ưu dựa trên phản hồi thực tế từ khách hàng.

Quy trình này giúp doanh nghiệp không chỉ tránh sai tone mà còn tạo dấu ấn riêng biệt trên thị trường.

8. Sai tone giọng content và cách khắc phục

Không phải lúc nào thương hiệu cũng giữ được giọng điệu hoàn hảo.

Khi gặp trường hợp sai tone, việc quan trọng nhất là nhận diện sớm qua feedback tiêu cực hoặc qua dữ liệu đo lường như tỷ lệ tương tác giảm. Sau đó, doanh nghiệp cần nhanh chóng điều chỉnh: xin lỗi nếu cần, sửa đổi nội dung và nhấn mạnh lại sự nhất quán. Đặc biệt, việc chuẩn hóa guideline và nhắc nhở đội ngũ thường xuyên là biện pháp lâu dài để khắc phục.

Trên thế giới, nhiều thương hiệu lớn từng mắc sai lầm về tone, nhưng đã lấy lại uy tín nhờ xử lý khủng hoảng kịp thời và khéo léo.

9. Giọng điệu là “linh hồn” của thương hiệu

Tone of voice không chỉ là cách viết, mà còn là linh hồn của thương hiệu. Một thông điệp dù hay đến đâu nhưng sai tone sẽ trở nên vô nghĩa. Ngược lại, khi giọng điệu được xây dựng đúng và duy trì nhất quán, thương hiệu sẽ tạo được sự gần gũi, đáng tin cậy trong mắt khách hàng. Doanh nghiệp nào muốn nâng tầm thương hiệu, hãy bắt đầu từ việc chuẩn hóa tone of voice.

Nếu bạn đang băn khoăn về cách xây dựng giọng điệu phù hợp, Chun Media sẵn sàng đồng hành và tư vấn để giúp thương hiệu của bạn tìm được “tiếng nói riêng” đầy ấn tượng.